Dropbox Business - Blog für Unternehmen — Wie die Digitalisierung diese deutsche Firma für Haarpflegeprodukte revolutioniert hat

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14 Juli, 2017 — 4 Minuten Lesezeit

Wie die Digitalisierung diese deutsche Firma für Haarpflegeprodukte revolutioniert hat

Man erkennt das kleine Familienunternehmen aus dem Jahr 1994 kaum wieder: inzwischen hat Wild Beauty 35 Angestellte in der Hauptgeschäftsstelle und ein 40 Mitglieder starkes Team, das Friseursalons europaweit jedes Jahr mit 4.000 Luxusprodukten beliefert. Und all das wurde nur durch die Digitalisierung möglich, wie sie uns erzählt haben.

„Dropbox Business hat uns dabei geholfen, weniger Zeit zu verschwenden und unsere Arbeitsabläufe in allen Geschäftsbereichen zu optimieren – und letztendlich unsere Produktivität zu steigern“, erklärt uns Noah Wild, Geschäftsführer von Wild Beauty und Sohn des Unternehmensgründers.

Wild Beauty ist besonders dafür bekannt, dass es exklusive Produkte an Friseursalons in ganz Europa liefert. Inzwischen zählen dazu auch Partnerschaften mit Firmen in Russland, der Türkei, Tschechien und Bulgarien. Wild erklärt uns, warum transparente Kooperation und Kommunikation über verschiedene Abteilungen und Standorte hinaus inzwischen zu einer Priorität geworden sind.

„Wir sind stetig gewachsen und mussten uns irgendwann bessere Methoden zur Zusammenarbeit überlegen. Also haben wir Dropbox Business als unser vorrangiges Kollaborationstool eingesetzt, um unsere Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Durch die vielen verschiedenen Standorte und zahlreichen Zuliefererverträge wurde es für die Produktivität enorm wichtig, dass die Teams auf alle aktuellen Informationen zugreifen konnten, egal wo sich die einzelnen Teammitglieder befanden.

So geht es vielen Unternehmen, die ein rasantes Wachstum durchlaufen. Die Kommunikation wird schwieriger, dies und das geht unter – und das ergibt einen Dominoeffekt, der sich auf die Produktivität der gesamten Firma auswirken kann. Bei Wild Beauty haben das vor allem das Sales- und das Produktionsteam gespürt.

Den Produktionsprozess optimieren

Da Tutorials und Bilder für Aus- und Weiterbildung im Friseurgewerbe so wichtig sind, erhielt das Design-Team von Wild Beauty regelmäßig Videodateien von verschiedenen Zulieferern. Das wiederum hat das Publishing-Team unter Druck gesetzt. Wild sagt dazu: „Oft hat jemand angefangen, an einem bestimmten Projekt zu arbeiten, ohne den Rest des Teams darüber zu informieren. Das hatte zur Folge, dass manche Arbeit doppelt gemacht wurde und Dateien nicht immer mit den Kollegen geteilt wurden. Das war sehr zeitaufwendig und häufig hat die gesamte Qualität darunter gelitten. Und das haben natürlich auch die Kunden zu spüren bekommen.“

Ein mobiles Verkaufsteam schaffen

Das Sales-Team reagierte auf das Wachstum, indem es mobiler wurde. Voraussetzung war allerdings der sofortige Zugriff auf alle aktuellen Informationen. Die Kundenbetreuer in ganz Deutschland haben jeweils ungefähr 15 Meetings am Tag. Wild meint dazu: „Das Sales-Team brauchte Zugang zu einer zentralen Informationsquelle, die ständig aktualisiert wird, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind. Nur so konnten wir sicherstellen, dass unsere Verkaufsstrategie einheitlich war.“

Seitdem das Unternehmen mit der Cloud arbeitet, ist bei Wild Beauty ein großer kultureller Wandel vollzogen worden. Früher hat das Team viel Geld und Zeit in die Instandhaltung der Server investiert. Dropbox hat dafür gesorgt, dass ein großer Teil dieser Kosten entfällt. Wild erklärt uns: „Dropbox hat uns dabei geholfen, weniger Zeit zu verschwenden und unsere Arbeitsabläufe zu optimieren – und letztendlich unsere Produktivität zu steigern.“

Das Sales-Team hat nun bei Kundenmeetings immer ein „Lächeln und ein Tablet” mit im Gepäck. Da der gesamte Prozess digitalisiert wurde, konnte das Team komplett auf Papierkram verzichten und ein System aufbauen, in dem die gesamte Vertriebsdatenbank online mit allen Änderungen aktualisiert wird, noch bevor der Vertreter überhaupt den Salon verlassen hat. Wild stellt fest: „Für die Besitzer der Friseursalons ist das viel angenehmer, als ein Berg Papierkram vor sich zu haben. Denn jetzt können wir Verträge elektronisch unterschreiben lassen und dem Kunden sofort eine Kopie des Vertrags senden.“ Selbst die Anwaltskanzlei Winterstein, die mit Wild Beauty zusammenarbeitet, nutzt Dropbox, um Rechtsfälle für die Firma zu archivieren und zu bearbeiten. Alle Formulare der Firma wurden bereits digitalisiert und alle Distributoren mit einem iPad ausgestattet. So können neue Verträge direkt in digitalen PDFs ausgefüllt werden. Als Nächstes, so Wild, plant die Firma, alle Reisekostenunterlagen und Dokumente von Evernote nach Dropbox zu migrieren.

Die Cloud hat jeden einzelnen Bereich des Unternehmens revolutioniert. Wild fasst zusammen: „Wir können viel Zeit sparen, wenn wir Anmerkungen zu Meetings einfach im Auto diktieren können oder jede WLAN-Verbindung nutzen können, um Dateien für das Team hochzuladen. So ist mein Feedback sofort nach einem Meeting direkt für alle verfügbar und niemand muss extra im Büro anrufen. Auf diese Weise bleiben außerdem die Leitungen für Kundenanfragen frei. Mit der mobilen Dropbox-App ist jedes Teammitglied auf dem neuesten Stand und so treten unsere Mitarbeiter auch den Kunden selbstbewusster gegenüber. Das verbessert das Kundenerlebnis und beeindruckt die Friseursalons, mit denen wir zusammenarbeiten.

Um mehr darüber zu erfahren, wie andere europäische Unternehmen Dropbox einsetzen, um ihre Arbeitsprozesse zu vereinfachen, klicken Sie hier.

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