Dropbox Business - Blog für Unternehmen — Technologie weiterhin unseren Arbeitsalltag revolutioniert Von Gal Zellermayer

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29 Oktober, 2017 — 4 Minuten Lesezeit

Technologie weiterhin unseren Arbeitsalltag revolutioniert Von Gal Zellermayer

Vor zehn Jahren schlugen mobile Technologien in der Arbeitswelt Wellen, denn sie versprachen ein allumfassendes, papierloses Büro und das Ende des herkömmlichen Bürojobs.  Und das ist inzwischen auch mehr oder weniger die Realität für fast jedes Unternehmen – oder könnte zumindest die Realität sein.

Wenn auch Ihr Unternehmen das Potenzial zu schätzen weiß, das die neuen Technologien bieten, haben Sie mit größter Wahrscheinlichkeit etliche Angestellte an mehreren Standorten, um sich die besten Talente zunutze machen zu können.   Und wäre es früher noch schwierig gewesen, mit einer so verteilten Belegschaft zu arbeiten, machen Kollaborationstools es heute einfacher, den Überblick über die Arbeitsabläufe zu behalten.

Mit „Kollaborationstools“ meine ich Technologien, die mehreren Personen den gleichzeitigen Zugriff auf ein und dasselbe Dokument zu jeder Tages- und Nachtzeit ermöglichen und es ihnen erlauben, Ideen, Kommentare, Links, Bilder, Videos und vieles mehr ohne großen Aufwand zusammenzutragen. So können Mitarbeiter in Unternehmen effizient gemeinsam an Projekten arbeiten, ganz unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Ich sitze beispielsweise hier in meinem Büro in Tel Aviv und bearbeite Projekte gemeinsam mit einem Team in San Francisco, Seattle und New York. Da ist eine effiziente Zusammenarbeit – zum Teil mit Leuten, die ich nie persönlich getroffen habe – äußerst wichtig. Wie schaffen wir das also?

Wir verwenden Dropbox Paper, um Inhalte in allen möglichen Formaten mit unserem globalen Team zu teilen, um Ideen auszutauschen und zu brainstormen. Aktuell verwende ich Paper sogar, um im Rahmen der Mitarbeiterschulung in meinem eigenen verteilten Team sogenannte „agile Nachbesprechungen“ durchzuführen.

Diese agilen Nachbesprechungen werden idealerweise kurz nach Projektabschluss in einem persönlichen Meeting mit dem Team durchgeführt.   Der Sinn dahinter ist, alle in einem Raum zu versammeln, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. In unserem Team haben wir es allerdings mit Remote-Standorten und verschiedenen Zeitzonen zu tun. Deshalb haben wir ein „Online-Meetingdokument“ erstellt. Und uns wurde schnell klar, dass Kollaborationstools wie Dropbox Paper auch zu einer ganz neuen Arbeitsweise führen: Im selben Dokument können wir zur Inspiration Videos miteinander teilen, über die Kommentarfunktion Ideen besprechen und bestimmte Kollegen @erwähnen, um die Arbeit am Laufen zu halten.

Unsere Kreativität, Ideen und Inspiration sind schließlich nicht auf die Stunden beschränkt, die wir im Büro verbringen. Wir sind es inzwischen gewöhnt, problemlos und ortsunabhängig auf unsere Arbeit zugreifen zu können, und wir müssen uns nicht mehr durch feste Zeitrahmen oder Erwartungen ausbremsen lassen.

Ob wir nun ein Dokument am Flughafen aktualisieren, einen Kommentar zu einem Projekt abgeben, während wir an der Tankstelle in der Schlange stehen, oder einfach mitten in der Nacht einen Geistesblitz festhalten – „Arbeit“ hat keine starre Struktur mehr.

Filmregisseur Haz Dulull hat am eigenen Leib erfahren, was sich erreichen lässt, wenn man Dropbox Paper nutzt, um ein dezentrales Team zusammenzubringen: „Ich bin kein großer Fan von riesigen E-Mail-Threads und Anmerkungen. Ich habe auch andere Filesharing-Programme ausprobiert, aber der Dateizugriff ist oft zeitlich beschränkt und Links gehen verloren. Nachdem ich jahrelang alles Mögliche ausprobiert hatte, verschob ich schließlich alles zu Dropbox, um endlich Zeit und Kosten zu sparen und unsere Effizienz zu steigern.“

Haz erstellte in Dropbox Paper ein virtuelles Moodboard, in dem alle Beteiligten ihre Ideen austauschen konnten. Das Ergebnis ist ein Film, der in Kürze veröffentlicht wird und der vollständig in der Cloud entstanden ist. „Sobald wir eine Vorstellung davon hatten, wie der Film strukturiert sein sollte, richtete ich für jede Sequenz einen separaten Paper-Ordner ein, in den ich nur diejenigen Teammitglieder einlud, die für diese Sequenz relevant waren. Mit dieser Vorgehensweise konnten wir tatsächlich unsere Effizienz steigern und Zeit sparen. Wir reduzierten die Zahl subjektiver Meinungen zu jeder der Sequenzen auf ein Minimum, sodass wir viel schneller Entscheidungen treffen und den Produktionsprozess beschleunigen konnten.“

Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Haz einen kompletten Film mithilfe von Dropbox Paper erschaffen konnte.

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